業務の可視化（見える化）における重要なポイントを解説 - Special Features

業務プロセス可視化編

ツールはExcelやPowerPointで充分！？

業務がどのように遂行されているかを表現していく方法としては、フローチャート形式で記述していくのが一般的です。そして、フローチャートを描くにあたっては、ExcelやPowerPointでも充分に描くことができます。

今まで接したお客様の中にも、ExcelやPowerPointで業務プロセスを描いている方は数多くいらっしゃいました。ただ皆さん、口を揃えて「時間がかかる」「とても面倒である」といいます。最初ラフな段階で描いていく分には問題はないそうですが、ある程度描きあがってから、変更したり修正したりすると、ちょっとした変更だけでも全体のレイアウトを変える必要が出てきたりと、少しの修正の為に膨大な時間を取られてしまうケースが多々あるそうです。

 

フローチャートの記述のルール

フローチャートの記述には、IEDF0 や産能大方式などを代表として様々な方式があります。そして現状では多くの業務プロセスを作図するツールが、ある記述方式に特化しているか、またはそのツールの独自のルールに基づいた記述方法をとっています。ある記述ルールの基に業務プロセスを記述していく場合のメリットとしては、ひとつには可視化された業務プロセスが標準化される、ということになります。

しかしこの場合では、可視化された業務プロセスの利用者はその記述ルールを理解している必要性があります。つまり、ある一部の特定の人にしか利用されない可能性がでてきます。

可視化された業務プロセスは、できるだけ多くの社員に共有され、活用されるべきです。特定のルールに縛られていない、皆が利用できる業務プロセスを記述することが、第一に重要であるといえるのではないでしょうか。

 

業務プロセスの作図ツールに求めるもの

よって必要な要素としては、まず

• 操作が容易である。
• ルールや規制がなく自由に描ける。

であるといえます。操作性は高ければ高いほど良いに超したことはありません。フローを描くという作業に、必要以上の時間は投資できません。フローチャートなどを作図するツールとしては、Visioが有名です。ExcelやPowerPoint に比べ、使いやすく、多くの方が利用されています。オフィスから路面地図まで記述することができます。では、Visioで充分なのでしょうか？

 

業務プロセスの可視化を行なう上で重要なこと

業務プロセスの可視化では、さらに重要視しなければならない事項があります。

まず、どの部門でどの仕事を処理しているかを表現する、部門（組織）を表現する必要があります。

また、現場の業務プロセスは、まず1頁には収まりきれませんので、業務プロセスを階層的に構築していき、効率よく管理する必要があります。

また仮に複数ページに印刷したときは、ページの切れ目にある接続線（情報の流れを表すライン）が、どのページからどのページへつながっているか、明確に表しておくことも必要です

• 部門・組織を簡単に定義でき、管理できるか。
• 1頁に収まらない大きなプロセスを扱えるか。
• 業務プロセスを階層的に構築できるか。

Visioでは、これらの事項を実現することはできなくはないのですが、自動的に管理されている機能ではない為、手作業が多く発生し、修正や変更などには多くの無駄な時間を取られてしまいます。

 

発展性として

また、可視化された業務プロセスを利用して、ドキュメント類も関連付けすることができれば、なお良いのではないでしょうか。現場の個々の作業では、指定フォーマットの書類、作業マニュアルなど様々なドキュメントやツールを使用しています。仮に、それらの電子媒体を業務プロセスのフローの図形それぞれに、リンクすることができれば、プロセス管理機能をもった業務マニュアルを作り上げることができ、さらに有効に活用していくことができます。

• プロセスとドキュメントの関連付けができるか。

 

業務プロセスは進化する

事業環境の変化や組織の変更などから、業務プロセスは日々進化しているといえます。継続的に発生している業務プロセスの検討において、そこで使われるべきツールは、最終的に、ストレスのないメンテナンス性の高さを持っていることが重要となってくるでしょう。

ツールの選定にあたっては、初期導入コストも大きな要因となりますが、導入後継続的に使っていくことを考えた場合、運用コストもまた重要になってきます。

初期導入コストだけで評価をし、実務で必要以上の無駄な作業時間が発生していては問題です。機能性・生産性が高く、結果として運用コストを低く抑える、そういったツールを選定することが必要でしょう。

BPM推進事業部 ビジネスコンサルティンググループ マネージャー 水谷

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例えば弊社では、業務プロセス記述ツール「iGrafx FlowCharter」をご提供しています。上記の、業務プロセスを可視化するにあたって求める機能は、すべて含んでいます。フローの作図スピードやメンテナンス性などは圧巻で、クレジットカード大手の、株式会社ジェーシービー様(2000ライセンス）を始めとし、現在多くの企業様に弊社よりご採用いただいております。

さらに弊社ではフローの作成について、規約作成などをはじめとするフロー作成支援のサービスもございます。フロー作成における弊社のノウハウをご提供することによって、ユーザーの皆様の目的をお聞きしながら、それに合った業務フローを整備することができようになります。

 

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