業務プロセスの分析と改善プロセスの検討における重要なポイントを解説 - Special Features

現状分析と改善プロセスの検討編

業務プロセスの可視化: 現在多くの企業で、業務改善・改革を実現する為に、シックスシグマ、SCM(サプライチェーンマネジメント)、BPM（ビジネスプロセスマネジメント）、ERPをはじめとし、さまざまな手法、方法論での改善活動が実施されています。いずれにしても、共通事項として、まず現状の業務の流れを明確に把握することから始まります。; しかし現在の業務プロセスがどうなっているか、全体的にかつ明確に把握している人は、ほんの一握りではないでしょうか。しかも、自分が担当している業務は頭に入っていても、別の部署のこととなると曖昧だったりします。ましてや、複数の部署を横断的に流れている仕事となると、頭の中で整理して全体を把握するのは難しく、部署間での認識に、ずれが出ることも珍しくありません。; まずは、経営者から現場担当者までの全員が業務プロセスを可視化（見える化）することが必要となるでしょう。

現状業務の分析: 次に現状業務を評価して問題点などを見極めることが重要となります。改善を行ないたいテーマ、例えば人員の最適配置、生産リードタイムの短縮、コストの削減、品質の向上（納期の遵守や不良率の削減など）といった目標に対して、現状はどういう状況であるのか、これを明確に把握する必要があります。その把握も、感覚的なものではなく、現場の情報を収集しできるだけ数量的・定量的であれば、問題の所在をきちんと見極めることができ、より具体的な改善策の策定につなげていくことができるでしょう。

改善プロセスの検討: 現状の問題点を明確に把握することにより、「ここを改善すれば、生産性が上がるだろう」などといった仮説が生まれてきます。そしてこれにより、新規設備の導入、人の配置替え、新システムの導入などの具体的な改善策の策定に入ります。しかし、まずそれらがどれだけの効果をもたらすか事前に見極めていなければ、簡単に改善策を実施するわけにはいきません。; リードタイムの短縮やコスト削減などの改善効果・投資効果がどれほどであるかを算出する方法として、さまざまな手法･技法があります。例えば、実験計画法を用いて、プロセスに影響を与える要因を導き出して最適条件を見つけることができます。しかし、これを現場で検証していくとなると、効果把握にはどうしても時間が必要となり、またコストも発生してしまいます。; 改善効果を評価するにあたっては、何かしらのツールやシステムを利用して、時間やコストをかけずに効率的に実現することが望ましいものと考えられます。

改善効果の測定方法は？: 改善策の効果を測定する方法として、今着目されているのが、今まで生産現場で利用されてきた、エンジニアリング技法のひとつのシミュレーション手法です。この手法を利用すれば、現場の業務を止めることなく、さまざまな改善案を検証することが可能となります。一度、現状の仕事の流れをシミュレーションモデルとして構築すれば、あとは、さまざまな仮説・改善案をそのモデルにぶつけるだけで、短時間で答えを導き出せます。; シミュレーション手法を利用すれば、リードタイムの短縮やコストの削減効果以外にも、仕事の滞留状況や作業待ちの状況、人や設備の稼働状況、商品在庫の推移などをはじめとして、さまざまな指標を測定できるようになります。

シミュレーションツール

お会いするお客様の中には、Excel と Visio で分析をしようと考えている方もいらっしゃいます。確かに、Visio でフローを記述することはできます。Excelで様々な計算を行なうこともできます。しかし、業務プロセスと、現場データ、条件、検証結果が独立している為に、作業が二度手間となってしまいます。これでは、とても作業効率が悪く、無駄な作業時間を取られてしまいます。

よって、業務プロセスと連動して分析できるシミュレーションツールを利用することが効率的であるといえます。

まず、現在市販されているシミュレーションツールは、特定のERPパッケージの導入支援を目的としているか、またはSCMやABCコスト分析などといったある目的にのみ特化しているものがほとんどです。なおかつ、価格も数百万円以上するものがほとんどという状況です。

業務改善は一度実行すれば終わりということはありません。結果を次の改善・改革にフィードバックしたり、刻々と変化するビジネス環境の中で生まれた新たな課題解決に取り組んだりと、継続的に活動されます。

その時々の目的や問題の為に高価なツールを選択していては、コストがかかりすぎます。特定の手法や方法論に依存しない汎用性（いろいろな場面や手法・方法論にも対応できる柔軟性）のあるシミュレーションツールが業務改善に有効的であると言えます。

よって、シミュレーション手法を効果的に活用するためには、

業務プロセスを明確に確認できる。
業務改善の効果を測定できる。
特定の手法・技法を選ばない汎用性・柔軟性がある。

といったシミュレーションツールを選ぶことが重要であるといえます。

これからのシミュレーションツール

ひと昔前では、シミュレーションツール（シミュレーター）の価格は、数千万していました。それを利用するためには専門家を育てその専門の組織を作る必要がありました。

しかし現在では、分析・検証を行うためにそのようなコストと時間をかける訳にはいきません。

本来は業務プロセスを本当に理解している現場の方々が広く活用し、意思決定のスピードを速めていくべきものでしょう。

これからのシミュレーションツールは、パーソナルツールとして活用されるべきであり、そのためにも、

扱いやすく
導入コストが低い

ことが一段と重要となってくるでしょう。

業務改善・改革を成功に導くには、これらの要素を十分に吟味してシミュレーションツールを選定し、効果的に活用していくことが大事であると考えます。

BPM推進事業部ビジネスコンサルティンググループマネージャー水谷

例えば弊社では、業務プロセスシミュレーションツール「iGrafx Process」をご提供しています。上記のシミュレーション手法を活用するにあたって求める要素は、すべて満たしているといえます。業務フローの作図スピードは圧巻で、なおかつシミュレーションにおいても専門家を用意することのない操作性により、東芝グループ様（約400ライセンス）を始めとし現在多くの企業様に弊社よりご採用いただいております。

ご興味をお持ちの方へは資料をお送りさせていただきます。ご希望の方は資料請求フォームよりご請求ください。