業務改善（BPM活動）を推進するためのポイントを解説 - Special Features

継続的なプロセス改善活動編

業務改善のあるべき姿: 『ある一定の期間、様々な手法・技法を使い、リソース等の体制も整え、業務改善プロジェクトを実行し、効果も出た。しかしながらそこから時間も経過し、その時のノウハウや成果も今では埋もれてしまった。』; 業務改善プロジェクトを成功させた企業がしばしば直面するのは、このような問題です。業務改善のあるべき姿とは、『企業が常に業務改善を行い続けている状態』であると弊社は考えています。この姿を実現できて、はじめて企業として「業務改善を行った」といえるのではないでしょうか。

継続させるための要素

企業内で起こる様々な問題・課題を解決し、現行業務を改善するためには、

問題・課題に対する正しい理解
関連する人々の間での問題・課題の共有化
問題・課題に対する有効な改善案の策定

の3点が揃わなければなりません。

継続的に業務改善を実行していくためには、上記3点の中では特に、「関連する人々の間での問題・課題の共有化」が大きな要素となります。その要素は大きくソフトとハードの2つに分けられるものと考えています。

ソフト：業務改善を継続的に推進するための社内体制作りと、社員一人一人への動機付け
ハード：業務マニュアル、業務ノウハウ、ベストプラクティス、業務改善活動で得られた成果等を集約し、企業資産として全社員に共有化させるためのＩＴシステム

業務改善を継続的なものとしていくには、このソフト・ハードの両面をどのように整備していくか、そして、その両面を自転車の両輪のように、いかにうまく組み合わせて具体的に実行していくことができるかが重要になってきます。

ソフト上のポイント: 業務改善を継続的に推進するためにまず必要なことは、業務改善活動を促進させフォローする体制＝マネジメント体制の確立です。; 企業により様々ではありますが、新たに業務改善の推進を目的とした部署を作る。あるいは、現在の体制はそのままにしつつ新たな『使命』を付加する等、企業内に業務改善活動を統括することを目的としたマネジメント機能を設置することがまずは重要になってきます。; その機能の重要な使命は、業務フローチャートによる業務可視化の手順やノウハウ、問題･課題抽出の視点などの研修カリキュラムやガイドライン、マニュアル、ツールを整備・構築し、社員一人一人に業務改善に対する意識を持たせることです。; ソフト上の目標は、社員一人一人を単なる作業者ではなく、改革者にしていくということです。社員一人一人が、業務そのものを固定化された業務プロセスと捉えるのではなく、自分自身で進化させることのできるプロセスだと思わなければ、改善の提案と実行は行われません。具体的に改善を実行していくためには、一人一人の社員の意見を吸い上げて集約し、検討を行うための環境や社内体制をいかに整備できるかが、大きなポイントとなります。

ハードによる情報の共有

組織間での情報の共有化を実現させるためには、具体的な方法のひとつとして、ＩＴシステムの導入が効果的です。前項で述べてきた、継続的な業務改善のソフト面での実現を、下記のような諸点を実現するITシステムを導入することによって、ハード面から効率よくサポートさせることができるようになります。

可視化された業務プロセス（業務フローチャート）や業務マニュアルを一元管理する
社員一人一人の意見を吸い上げ、集約する
社内に業務改善の成果を公開する
ベストプラクティスの浸透を図る

課題共有・情報共有を目的としたＩＴシステムは、現在、世間一般では「ナレッジマネジメントシステム」や「ナレッジマネジメントツール」と呼ばれています。

従来の基幹系のシステムは「個別業務遂行システム」であったため、業務に関する様々な『知』の集約が不得手でしたが、いわゆるナレッジマネジメントシステムと呼ばれているものは「業務知識やノウハウをデータベース化し、検索や抽出、再利用を行うためのシステム」でありイントラネットやグループウェア、文書検索ソフトといった類のもので、企業内での情報の共有化を実現します。

継続的な業務改善を実行していくためのナレッジとは、業務フローチャート、業務マニュアル、意見や改善提案、業務改善の成果、ベストプラクティス・・・、といった情報群を指します。

現在ナレッジマネジメントツールは各企業の導入目的に合わせ多種多様なものが用意されていますが、実際に導入する場合には、現在販売されているたくさんのツールの中から、何をどのように組み合わせ、選定すればよいのでしょうか？

ＩＴシステムの検討

課題共有・情報共有を目的としたＩＴシステムの導入を考える上でポイントとなる点を、いくつか下記に列記します。

自社の情報共有化のニーズにあっているか？: -情報の共有化において、「何を共有化したいのか？」を明確にしておかないと、的外れなシステムの導入になりかねません
自由度は高いか？: -自分たちで思いのままに、データベースを作りこめたり、意見を述べたりできる機能など
公開性に対する敷居は低いか？: -社内のイントラネットに載せられるようなＷＥＢ形式での公開機能など
保存された資産の検索機能は、自社の求めているものとあっているか？
社員にとって使いやすいか。ドキュメントやコンテンツのメンテナンスは容易か？: -ＩＴシステム部門の人間ではなく、現場の人間が、コンテンツの管理・改変を容易に行うことができる
情報の公開に対して、セキュリティが確保されるようなコントロール機能があるか？: -ドキュメントやコンテンツに対する認証・アクセス権や承認申請の機能等
導入コスト、運用コストは適正か？

ＩＴシステムの導入にあたっては、このような点に着目して検討することが必要でしょう。

また利用にあたっては、業務可視化のアウトプットや業務改善活動の結果を待つことなく、業務改善活動のひとつひとつの過程においてデータベースとして蓄積していくのがよいでしょう。

企業に継続的な業務改善活動を定着させるには、このような社内体制の確立によって社員一人一人への動機付けとマネジメントができ、各種ドキュメントや個々人のノウハウを電子化し将来に渡って活用できる非常に有益な資産が構築されて、はじめて可能になるのです。

例えば弊社では、業務プロセスシミュレーションツール「iGrafx Process」をご提供しています。上記のシミュレーション手法を活用するにあたって求める要素は、すべて満たしているといえます。業務フローの作図スピードは圧巻で、なおかつシミュレーションにおいても専門家を用意することのない操作性により、東芝グループ様（約400ライセンス）を始めとし現在多くの企業様に弊社よりご採用いただいております。

ご興味をお持ちの方へは資料をお送りさせていただきます。ご希望の方は資料請求フォームよりご請求ください。