業務プロセスの可視化・改善の導入事例
東京東信用金庫 様
膨大な文書の一元管理とメンテナンス改善
金融機関に特有の膨大な管理文書
金融機関ではお客様の資産を大切に管理する上で、様々な商品・サービスを安心してご利用いただけるように、 業務を定義する規程文書が数多く管理されています。この規程文書も法改正や時代のニーズに合わせた改版が頻繁に発生し、 最新版だけでなく過去の文書も含めて管理・メンテナンスをしなければならない現状にあります。
さらに、上場企業や健全な組織づくりに取り組んでいる企業では、内部統制に関する文書も加わり、 膨大な数の文書の管理・メンテナンスが大きな課題となっています。
東京東信用金庫ではこの課題を解決するために「iGrafx」を導入しました。 早速、プロジェクトを推進されている経営企画室 部長の金坂 益宏氏に詳しく伺いました。
様々な文書の一元管理を目指して
Q. やはり文書管理は大きな課題でしたか？
当金庫ではこれまで合併を繰り返してきた経緯もあり、他金融機関と比べて文書の量が多く、 これらの管理・メンテナンスが大きな課題でした。度々改版・追加される規程に対し、 その規程に大きく関係する「業務マニュアル」との整合性確保についても、属人的で非常に負荷の高い作業でした。
これまでに取られた施策はありますか？
数年前から文書管理システムの検討を行っていました。検索機能、統計機能、セキュリティなど機能が豊富なものなど 様々なシステムがありましたが、費用対効果や他のタスクとの優先度合い、作業負荷などから文書管理の重要性は認識しつつも、 導入決定には至りませんでした。
Q. 課題解決に向けて歩み出したきっかけは何ですか？
内部統制（J-SOX）プロジェクトです。当金庫は法的義務はありませんが、理事長をはじめとした経営陣が 「健全な組織づくり」に対する意識が高く、08年に内部統制プロジェクトを立ち上げました。
みずほ情報総研㈱様のコンサルティングを受けながら、100超の業務について、「iGrafx」の 内部統制用アドオンツール「SOX+」を利用して、 3点セット（業務フロー、業務記述書、RCM）を完成させました。
100超の内部統制文書とこれまでの規程文書の双方を、永続的に管理・メンテナンスを行っていくためには、 もはや人による管理では不可能でありシステムが必須と考えました。
Q. なぜ iGrafx を選ばれたのですか？
規程文書を管理するだけでなく内部統制文書まで管理でき、さらに効率的なメンテナンスも可能なシステムがあれば、費用対効果の面も大きいのではないかとの声が上がり、新たな視点でシステムを探していたところ、「iGrafx」の文書管理機能を備えた業務プロセス管理システム「iGrafx ProcessCentral」に出会いました。
- 「簡単に文書のメンテナンスができること」
- 「履歴も含めた版管理ができること」
- 「様々な文書を関係付けて一元管理ができること」
- 「余計な機能（無駄な投資）がないこと」
これらの要望に加え、苦労を重ねて作成した内部統制文書をさらに活用できる方法はないかと模索しました。
その結果、内部統制文書（業務フロー）と規程文書をリンクさせることによって、 監査資料はもとより業務マニュアルや研修資料としての活用、ひいては業務改善のための 基礎資料にできるのではないかという考えに達し、「iGrafx ProcessCentral」を 採用しました。
一元管理による大きな改善効果
Q. 実際に導入してみていかがでしたか？
まだ完全に情報が整備されたわけではありませんが、規程の改版の際にその影響範囲が把握できる点、 そしてこれまで属人的になっていた管理・メンテナンスを組織的にしっかりできる点を評価しています。
各営業店の担当者も業務フローから関連する規程文書を参照できるので、検索負荷が軽減されることで 疑問点がすぐに解決でき、お客様への対応時間の短縮が図れるなど、サービス品質の向上も期待できます。
内部統制プロジェクトにおいても、実際にツールを使って業務フローを作成していた現場の担当者から 「ここリスクじゃないですか？」と意見が出て驚きました。現場もリスクなどを意識するようになってきており、 情報の一元化・共有化による副次的な効果も現れています。
Q. 最後に、これから目指すべきところを教えてください
健全な組織づくりのため、効率的な文書の管理・メンテナンスを今後も”プロジェクト”という形で継続して推進していきたいと思います。
現場を交えながら、業務プロセスをベースとした文書管理を定着させることによって、 現場目線での改善案も取り込むことができ、改善活動を組織的かつ永続的に取り組めるような体制を目指しています。
本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
＊ 取材日時 2010年1月
＊ 東京東信用金庫様のサイト
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。
東京東信用金庫様について
東京23区、千葉、埼玉に68店舗12出張所を構える東京東信用金庫（ひがしん）は、墨田区・江東区・葛飾区・江戸川区を中心に地元密着型のさまざまな金融サービスを提供し、中小企業の育成や地域の活性化に貢献しています。
経営企画室の役割について
金庫の事業計画立案、予算策定、実績管理、規程管理などを行う企画担当、金庫の決算・経理業務を行う主計担当、金庫業務を採算性・適切性の面から分析・改善する情報管理担当の３つの役割を担っています。
